Achtergrond
Redactie
Tekst:
Redactie
Verwachte leestijd: 2 min

Hoe stel je een strategisch crisisteam samen?

Welke collega’s zijn het meest geschikt voor deelname aan het strategisch crisisteam? Welke vaardigheden hebben zij nodig? En waarin kunnen zij getraind worden?

Dit is terug te vinden in het Handboek voor strategisch crisismanagement, geschreven door Arjen Boin en Werner Overdijk.

Hierin staat bijvoorbeeld dat weinig mensen alle competenties in zich hebben om een crisis goed te managen. Daarom is het belangrijk dat de kennis, ervaring en vaardigheden van de crisisteamleden complementair aan elkaar zijn. Zo kunnen zij als team goed functioneren.

Strategische crisisteam
Het handboek beschrijft dat het strategisch crisisteam zich voornamelijk bezighoudt met de volgende activiteiten:

  • Situatie goed inschatten
  • Moeilijke beslissingen nemen / knopen doorhakken
  • Framing: een helder beeld neerzetten van de situatie en de beoogde oplossing
  • Communiceren met andere strategische partners. Met overtuigingskracht de neuzen dezelfde kant op krijgen
  • Symbolische en rituele functies vervullen, zoals boodschappen zelf uitdragen, slachtoffers ontmoeten en aanwezig zijn bij herdenkingen

Competenties
Dit takenpakket vraagt om de volgende combinatie van competenties:

  • Besluitvaardig en stressbestendig
  • Omgevingsbewustzijn: begrijpen hoe het brede publiek de respons en het crisisleiderschap percipieert en evalueert
  • Politieke sensitiviteit
  • Overtuigingskracht
  • Aanpassingsvermogen

De selectiemogelijkheden voor het strategisch crisisteam zijn vaak beperkt. Het team bestaat meestal uit hooggeplaatste bestuurders. Als deze personen samen niet over de genoemde competenties beschikken, kan het worden aangevuld met experts die beschikken over ontbrekende competenties , zoals ervaren collega’s of externe experts.

Ondersteunende teamleden
De ondersteunende teams hebben als taak om het strategisch crisisteam te faciliteren. Daar horen de volgende activiteiten bij:

  • Informatiemanagement, zodat het strategisch crisisteam een goed beeld heeft van de situatie
  • Formuleren besluitvormingsagenda en advisering
  • Procesmanagement, zoals maatregelen uitzetten en de voortgang bewaken
  • Poortwachter van het strategisch crisisteam, bijvoorbeeld door verzoeken te filteren en ontmoetingen te regisseren
  • Plannen en organiseren

Competenties
De taken van de ondersteunende teams lopen uiteen van hoogwaardige advisering tot secretariële ondersteuning. Daar horen de volgende gewenste competenties bij:

  • Plannen en organiseren
  • Probleemanalyse en oordeelsvorming
  • Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
  • Overtuigingskracht

Training
Bestuurders hebben soms het gevoel dat hun taak in het strategische crisisteam moeilijk te trainen is. Toch staan er in het handboek wel degelijk een aantal vaardigheden die getraind kunnen worden.

Veel vaardigheden, zoals het voorzitterschap, zijn te trainen

Dat geldt in de eerste plaats voor het voorzitterschap. Voorzitters kunnen de processtappen leren die zij het beste kunnen volgen zoals informatiebepaling (wat is er aan de hand?), informatie-uitvraag (wat willen we weten?), besluitvorming en het maken van een actielijst. Daar hoort een informatiedeling en besluitvorming bij die de snelheid en zorgvuldigheid in balans houdt.

Omgaan met (crisis)stress
Een crisis geeft een ander soort stress dan de stress die bestuurders in hun dagelijkse werk ervaren. Crisisstress wordt namelijk niet veroorzaakt door een overvloed aan taken, maar door de combinatie van een dreiging en een gebrek aan relevante informatie. Er moet iets gebeuren, maar het is niet duidelijk wat er moet gebeuren of zelfs wat mogelijk is. De wereld kijkt toe, zo wil het cliché. Dat maken bestuurders niet vaak mee.

'Stress kan tot verlamming leiden'

Deze stress kan tot verlamming van de besluitvorming leiden. Met een training kunnen crisisteamleden coping strategies voor crisissituaties aanleren. Zo kunnen mensen leren om de ethische kanten van dilemma’s te herkennen, in te zien dat sommige besluiten zonder informatie genomen moeten worden en dat de gevolgen van die besluiten uiteindelijk op hun conto worden bijgeschreven. Dit zijn bevrijdende inzichten. Ook het omgaan met de fysieke en mentale gevolgen van stress kan geleerd worden.

Herkennen van valkuilen
Psychologisch onderzoek laat zien dat crisisbesluitvormers de neiging hebben om allerlei heuristics te gebruiken. Dit zijn een soort vuistregels om met onzekerheid om te gaan. Een voorbeeld daarvan is het ‘ankeren’. Dit betekent dat mensen sterk de neiging hebben om hun inschatting te baseren op de eerste informatie die zij horen.

Een ander voorbeeld is ‘beschikbaarheid’. Dit betekent dat mensen zich bij het maken van een inschatting laten leiden door het gemak waarmee ze die gebeurtenis zelf voor de geest kunnen halen. Ouderen hebben bijvoorbeeld de neiging om de kans op een hartinfarct hoger in te schatten dan jongeren omdat zij geen mensen met hartproblemen kennen.

Door deze heuristieken te kennen, begrijpen crisisteamleden beter hoe kwetsbaar ze zijn voor deze valkuilen. Daardoor staan zij meer open voor de checks and balances die anderen hen aanreiken.

Ondersteunende teams
Het is de taak van de ondersteuning om het strategische crisisteam te faciliteren. Zij kunnen getraind worden in de volgende vaardigheden:

  • Het maken van een strategische sitrap
  • Het formuleren van een besluitvormingsagenda
  • Strategische advisering
  • Regie van het strategische proces

Oefenen
Na het trainen van de kernprocessen en de belangrijkste vaardigheden is het goed om een crisis te oefenen. Zo kan iedereen de geleerde vaardigheden in de praktijk brengen. Na het oefenen is samen evalueren cruciaal. Samen lessen leren brengt de teamprestatie als geheel naar een hoger niveau.

07 januari 2021